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12 TRUQUES PARA GERIR MELHOR O TEMPO

1. ESTABELEÇA OS OBJETIVOS COM CLAREZA. Defina claramente o que pretende alcançar e qual o prazo para o fazer. Tome nota numa folha e mantenha-a num local bem visível.

2. FAÇA UMA LISTA DIÁRIA E PRIORIZE AS SUAS ATIVIDADES. Assim, poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com detalhes que engolem o seu tempo. Utilize a folha de planeamento diário.

3. DELEGUE. “Passe a bola” aos seus subordinados. Comece por rotinas e procedimentos operacionais, passando progressivamente a trabalhos de maior responsabilidade, assim que veja que a pessoa está apta a fazê-lo.

4. APRENDA A TOMAR DECISÕES. Uma má decisão é melhor que decisão nenhuma. Pergunte às pessoas que já passaram por experiências idênticas. Peça sugestões aos seus colaboradores. Acima de tudo, não adie – decida.

5. DIGA “NÃO”. Diga claramente que não tem condições para assumir mais responsabilidades, sob o risco de comprometer o prazo e a qualidade do trabalho que já tem em mãos.

6. SEJA BREVE AO TELEFONE. Depois das cordialidades iniciais, vá direto ao assunto, seja breve e objetivo. Concluído o diálogo, agradeça e desligue o telefone.

7. FAÇA REUNIÕES PRODUTIVAS. Coordene os assuntos previamente agendados, que são do conhecimento de todos e, no final, distribua uma cópia dos resultados da reunião com os compromissos assumidos por cada um e os respetivos prazos.

8. EVITE O PERFECIONISMO. O perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que nem sempre compensam.

9. SAIBA COMO USAR A ENERGIA A SEU FAVOR. Atenda ao seu relógio biológico. Dedique-se de manhã a tarefas que exijam clareza de raciocínio, à tarde a rotinas e trabalhos corriqueiros e, à noite… descanse.

10. ORGANIZE-SE. Divida as tarefas trabalhosas e execute-as passo a passo. Ao terminar uma fase, sentir-se-á motivado para a fase seguinte.

11. SAIBA O QUE FAZER COM OS PAPÉIS. Use o método D.A.T.A.S.: Deitar Fora, Agir, Transmitir, Arquivar , Seguir

12. PRATIQUE A RELAÇÃO 20/80 (LEI DE PARETO): o essencial leva pouco tempo, o acessório, muito tempo.